今、内線電話が使えないのです。
なぜか私のところにきている配線の調子が悪く、電話機をとりつけるとビープ音が鳴ってしまうという……。
業者さんを呼ぶとお金がかかるようなので、別件で来てもらう機会ができたら対応していただく予定なのですが。
その為、隣の席の課長の電話機をお借りしています。
私と課長の席の間にはサーバが一台置いてあり、とるのはなかなかに骨が折れますがいたしかないです。
で。
以前から電話問い合わせの対応件数を何とか減らせないかなあと思っていたのですが、ちょっとやってみようかと思い、今日から初めているのが、電話対応ノートを作る。
です。
自分がとった電話、自分にまわってきた電話、携帯電話にかかってきたもの、会社にかかってきたものを記録していくんです。
何日か記録すれば傾向が出るかな、と。
で、やりたいのが、メールでよかった件については、メールでお願いしますという促しをさりげなく出す。
自分がとっている件数が社内で平均値か否かを考える。
ようするにあれです、電話対応をあんまりやってない人がいるんじゃないの？と。
ただ電話対応をやっていない人って、実は電話をとってからの対応がわからないんじゃないかと思うんですよ、どの部署にまわしていいのかがわからないとか。
であれば、マニュアルを作って、こういう案件がきたら、この人に、みたいなマニュアルを作って促しをかければいいわけですよ。
ここまでして電話に出ていただけないのであればちょっと議論の必要があると思うのですがー；
電話応対って作業が中断するんで、集中して業務にあたりたいときは出たくないですけど、かといって皆がそれをやっちゃうと、結局どこかにしわ寄せがいくように思います。
とりあえず、自分のリソースの確認をしてみようと思います。
本日の電話14本、うち自分に関するもの11本、メールでよかったと思われるもの2本。もっと多いかと思いましたが……。でも、一本平均５分としたら７０分電話対応に使っている計算です。
